Prosjektressurser

Rapportering

Alle organisasjoner som mottar støtte fra Nordplus forplikter seg til å rapportere senest 30 dager etter at kontraktperioden utløper.

Rapportene sendes elektronisk gjennom Espresso ved å bruke samme innlogging og passord som ble brukt ved søknad.

Merk: Søknader innsendt via ARS i 2012 og tidligere, skal ikke rapportere i ARS. Du vil få informasjon om hvordan rapporteringen skal foregå fra din Nordplus hovedadministrator.

For flerårige prosjekter skal det i tillegg sendes inn en årlig statusrapport.

Rapporteringen består av to deler; en innholdsdel og en økonomisk del. Den økonomiske delen skal godkjennes av økonomiansvarlig ved den enkelte institusjon/organisasjon. Dokumentasjon for utgifter skal ikke sendes inn sammen med rapporten. All dokumentasjon fra alle deltakende organisasjoner skal imidlertid samles hos den koordinerende organisasjonen, hvor den må oppbevares i minst fem år etter at rapporten er godkjent.

Økonomi

Det er viktig at prosjektpartnere blir enige om en klar ansvarsfordeling for fordeling av prosjektets økonomi.

Prosjektene kan selv velge om de ønsker at én institusjon skal forvalte alle midlene, eller om hver partnerinstitusjon skal få forvalte midler som er fordelt fra prosjektkoordinator. I alle tilfeller er det prosjektkoordinatoren som står ansvarlig for å holde oversikt over og rapportere om bruk av tildelte midler i prosjektet.

Koordinatorer for Nordplus-aktiviteter må være forberedt på at de nasjonale Nordplus-kontorene kan foreta oppfølgingsbesøk, inkludert revisjon. Slike besøk vil alltid bli varslet i rimelig tid. I tilfelle revisjon skal alle bilag oppbevares i minimum fem år etter prosjektets utløp.

Nordplus-midler er et tilskudd til totalbudsjettet for samarbeidet det søkes om støtte til. Som hovedregel kan det ikke brukes Nordplus-støtte til lønnskostnader (det eneste unntaket er prosjektaktiviteter i Nordplus Voksen). Lønn/arbeidstimer ses på som institusjonenes egenfinansiering i Nordplus-samarbeidet. Det finnes likevel en mulighet for prosjektkoordinatorene til å bruke maksimum 5 % av brukte støttemidler til administrative kostnader. Dette kan legges til kostnadene som blir beskrevet i det vedlagte prosjektbudsjettet (gjelder ikke for de som kun søker mobilitetsstøtte).

Aktiviteter som kan dekkes av Nordplus prosjektmidler er følgende:

  • Reise og opphold for prosjektpartnere som deltar på prosjektmøter og andre prosjektaktiviteter
  • Utgifter til møter, konferanser og andre arrangement
  • Kjøp av tjenester (fra egen institusjon eller fra andre): Dette inkluderer tjenester som er viktige for prosjektet eller for spredning av prosjektresultater, som for eksempel oversettelsesarbeid, publikasjoner, IKT-tjenester, innsamling av informasjon eller annet. Dette skal være en liten del av totalbudsjettet.

Nordplus-midler skal ikke brukes til produksjon av tjenester eller produkter med den hensikt å tjene penger på dem.
 
Ubrukte midler skal returneres. For de prosjektene som har fått utbetalt 80 prosent av støttesummen, vil de resterende 20 prosentene bli utbetalt etter at rapporten er godkjent.

Resultatformidling

Resultatformidling er en viktig del av prosjektstyringen.

Et Nordplus-prosjekt må identifisere hvem som skal få presentert og få tilgang til den kunnskapen og erfaringen som samarbeidet gir. Dette kan for eksempel være enkeltpersoner, utvalgte skoler eller utdanningsinstitusjoner, politikere, fagorganisasjoner, relevante bedrifter osv.

Det må derfor legges en plan for spredning av resultater fra samarbeidet på ulike nivåer, og man bør planlegge både kortsiktig og langsiktig spredning.

Spredning av resultater kan gjøres på svært mange måter, for eksempel gjennom:

  • Nettsider; via prosjektets egen nettside, prosjektpartnernes nettsider og andre organisasjoners nettsider
  • Bruk av sosiale medier
  • Å skaffe omtale i relevante publikasjoner eller presse
  • Utgivelse og markedsføring  av artikler, bøker eller andre produkter fra samarbeidet
  • Presentasjoner av samarbeidet på relevante konferanser og møter
  • Presentasjoner for relevante politikere eller byråkrater

En god resultatformidlingsplan benytter ulike kommunikasjonskanaler, og tar i betraktning hvordan man på best mulig måte når de aktuelle målgruppene.