Utsatt søknadsfrist

De siste ukene har det vært gjort et stort arbeid med å registrere og korrigere feil og svakheter i ARS. For en stor del har problemene som brukerne har møtt vært relatert til tekniske svakheter og begrensninger i systemet. Sist søndag ble ARS flyttet til en ny server og denne oppgraderingen førte til flere feil i begynnelsen av siste uke. Imidlertid, over de neste dagene, ble mange ”time-out”-feil og feil relatert til sen responstid betydelig redusert.

Tekniske svakheter
I tillegg til oppgraderinger har systemutviklerne, Resultmaker, i samarbeid med Nordplus programkontorene, kontinuerlig og systematisk registret, tatt grep om og svart på et stort antall tilbakemeldinger fra brukerne. Rapporter og tester i siste uke og denne uke viser at essensielle feil og svakheter i systemet nå er håndtert, og at ARS kan motta og håndtere søknadsdata korrekt og pålitelig.

Kontinuerlige forbedringer
Over de neste ukene til søknadsfristen vil ARS være under overvåkning. Forbedringer vil bli gjort kontinuerlig, for eksempel bedre funksjonalitet for å se og følge framdriften i søknadene. Dette betyr at søkere og administratorer vil få bedre oversikt over søknadene, inkludert en bedre oversikt over invitasjoner og svar med hensyn til partnere (co-applicants). Også andre forebedringer med hensyn til brukervennligheten i ARS er under vurdering. Følg med på www.nordplusonline.org for informasjon.

ARS - et hjelpemiddel
ARS, det felles søknads- og rapporteringssystemet, ble introdusert for å støtte hovedmålsettingen med det nye Nordplus Rammeprogram; og bidra til utviklingen av utdanningssystemene i deltakerlandene. ARS vil hjelpe og målrette programaktivitetene mot dette målet, forsterke samarbeidet om Nordplus mellom 8 land og tre selvstyrende områder og spre resultatene. ARS vil bli brukt på alle trinn i livssyklusen til Nordplus-aktivitetene og det er derfor svært viktig at alle Nordplus deltakere gjør seg fortrolig med og bruker ARS.

Skulle det imidlertid vise seg at søkere eventuelt får akutte problemer i sluttfasen av søkeprosessen, kan disse henvende seg til administratoren for det enkelte Nordplus program (henholdsvis Junior, Høyere utdanning, Voksen og Horisontal). Administratorene er forberedt på å kunne tilby nødløsninger. I slike tilfeller kan administratorene tilby ekstra tid til å gjøre søknaden ferdig i ARS, eller de kan akseptere at søknad blir levert i et tradisjonelt søknadsskjema (i word-format). Søknadsdata skal deretter registreres i ARS. Vi understreker at dette er nødløsninger for de som ikke klarer å levere søknaden gjennom ARS, og at denne muligheten kun gis etter avtale med administrator.

Nordplus Språk og kultur
For Nordplus Språk er det gjort et unntak; søknadsfristen er forlenget noen få dager til tirsdag 18. mars. Søkere til Språkprogrammet gis mulighet til å benytte det tidligere søkesystemet som en nødløsning for de av søkerne som ikke får levert søknad gjennom ARS. Det ordinære søkeverktøyet vil imidlertid også for Språkprogrammet være ARS.

Vi oppfordrer dere alle til å ta ARS i bruk og ferdigstille søknadene på tross av de problemene som har vært. Vennligst les brukerhåndboken og FAQ (Frequently asked questions) som kan lastes ned på www.nordplusonline.org og søk eventuelt hjelp dersom dere står fast. Det vil være utvidet helpdesk (brukerstøtte) i tiden fremover.

Venlig hilsen

Nordisk Ministerråd