Dokumentation under projektets gång
Spara all dokumentation och alla kvitton för kostnader i fem år efter att slutrapporten har godkänts, för att kunna verifiera att projektet har genomförts och rapporterats korrekt.
Det är viktigt att all dokumentation och alla underlag samlas in och är lätt tillgängliga hos den koordinerande organisationen. Ni ska samla in underlag och dokumentera systematiskt under hela projektperioden. Kom överens med de andra organisationerna om hur detta ska göras för att säkerställa att ni får all nödvändig dokumentation.
Vid en eventuell granskning ska kostnader kunna styrkas med verifikationer som tydligt visar:
- Underlag för betalning = vad kostnaden avser
- Betalningsbekräftelse = att kostnaden har betalats
En orderbekräftelse uppfyller endast det första kravet. Ett kontoutdrag, kortterminalkvitto etc. uppfyller endast det andra kravet. Ett fullständigt kvitto uppfyller båda kraven. Om detta inte finns kan kostnaden styrkas genom en kombination av två verifikationer som tillsammans uppfyller kraven.
Denna dokumentation ska inte skickas in tillsammans med slutrapporten.
Vid varje möte, med undantag för Nordplus Higher Education, ska en deltagarlista upprättas.
Deltagarlistan ska:
- innehålla typ av aktivitet, deltagande organisationer, datum, deltagarnas namn, Nordplus projektnummer samt Nordplus logotyp,
- vara undertecknad av den juridiska företrädaren för organisationen som är värd för mötet,
- inte skickas in, men sparas av den koordinerande organisationen i minst fem år efter att slutrapporten har godkänts, i händelse av en granskning.
Som stöd för er dokumentation kan ni använda:
- Deltagarlista för dokumentation av deltagande i mobilitetsprojekt (Word)
- Deltagarlista för dokumentation av transnationella projektmöten i utvecklingsprojekt (Word)
- Vägledning för rapportering, dokumentation av aktiviteter och ekonomisk hantering av bidrag inom Nordplus Adult
- Vägledning för rapportering, dokumentation av aktiviteter och ekonomisk hantering av bidrag inom Nordplus Junior
Ni kan anpassa mallarna så att de passar ert projekt bättre. Om ni gör ändringar ska ni säkerställa att mallarna fortfarande uppfyller kraven på information och dokumentation.
Ni behöver inte skicka in någon dokumentation tillsammans med slutrapporten.
Nordplus projektkoordinatorer ska vara beredda på uppföljningsbesök, inklusive granskningar, från Nordplus. Besöken kan ske under eller efter projektet.